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EVENTOS VIRTUALES: ¿Conoces todos sus términos?


¿Conoces todos los términos importantes alrededor de un evento virtual? Aquí te ayudamos a entenderlos.


Para muchas empresas el hecho de haber podido realizar eventos virtuales durante la pandemia les ha facilitado el seguir el contacto con clientes, presentar sus productos o servicios en ferias, descubrir nuevas formas de presentación, etc. En definitiva, seguir manteniendo un contacto personal con otras empresas o clientes y a su vez el ahorro de tiempo y costes de desplazamientos entre otros.


Por otro lado, los eventos virtuales siguen siendo para muchos algo nuevo. Un tema del que todavía estamos aprendiendo. Han surgido cantidad de nuevas plataformas de eventos virtuales y son muchas las preguntas que nos hacemos sobre todo las referentes a los términos que engloban los eventos virtuales.


En este artículo "Eventos virtuales: ¿Conoces todos sus términos? " te ofrecemos un glosario completo con los términos más comunes y que necesitas conocer si quieres estar al día y conseguir que tu evento virtual sea todo un éxito. ¡Comenzamos!


Proveedor de streaming

Es el servicio que te permite compartir video en directo con otra persona. Todos hemos utilizado un servicio de este tipo en el pasado, empezando por Skype y pasando por las tecnologías más actuales como Zoom, Google Hangouts y GoToMeeting.


Lo primero es tener una idea del tipo de reunión que estamos tratando de organizar. Por eso hay que empezar por el qué antes de llegar al cómo cuando se trata de transmitir. Piensa en el tipo de sesiones que vas a celebrar: ¿talleres para grupos reducidos? ¿conferencias para una gran audiencia? A partir de ahí, el siguiente paso será definir el tipo de plataforma y canal de videollamada o streaming en directo es más adecuado al tu tipo de evento.


Event Hub (o plataforma de eventos)

Mientras que el proveedor de streaming crea una conexión de video o la función, la plataforma de eventos se encarga de todo lo que ocurre alrededor del flujo de video: la experiencia.


Una plataforma de eventos es un lugar virtual de eventos; el equivalente digital de una sala de exposiciones. El lugar en el que los asistentes se pasean antes y después de los ponentes y las sesiones, donde se encuentran con los demás y contigo, con los patrocinadores y donde interactúan con otros contenidos además de los ponentes.


Páginas de registro y landings

El registro es la forma de recopilar la información de los asistentes y decidir quién puede entrar el día del evento.


En los eventos virtuales, es importante “proteger” el contenido. Mantenerlo fuera de las manos de quienes no se registran para no perder valor para ti ni para tus interesados. Una buena plataforma de registro te permitirá configurar tus eventos de manera que los inscritos se inscriban en el evento en su conjunto, y luego en las sesiones individuales. Esto te permite cobrar correctamente por evento o por sesión, y protege los enlaces de los no inscritos al exigir a los visitantes que se registren en la plataforma de eventos antes de acceder a sus transmisiones en directo.


Tu landing page es la forma de comercializar tu evento a los asistentes potenciales. Tu oportunidad de convencerlos de que se registren. Te recomendamos que utilices las mejores prácticas para las landings en marketing y te asegures de poder crear las páginas landing, de registro y del event hub a través del mismo proveedor.


Video

El pilar central de cualquier evento virtual es el video. No todos los flujos de vídeo son iguales. El tipo de sesiones que organice tendrá mucho que ver con los tipos de vídeo que necesite.


Reunión

En los eventos virtuales, una reunión es un tipo de sesión en la que quieres que todos los participantes tengan la oportunidad de compartir video y hablar. Son las mejores para sesiones de 50 asistentes o menos y se ejecutan en plataformas de streaming como GoToMeeting, Zoom y Microsoft Teams. No llamarás a estas reuniones "reuniones", serán mesas redondas, talleres, sesiones de trabajo, etc.


Webinar

Los webinars son videoconferencias en las que un ponente imparte contenidos a una audiencia. A veces puede interactuar a través del chat y las encuestas. No puede utilizar el video ni los micrófonos. Son mejores para sesiones de 50 asistentes o mas. Aquí lo determinante es el precio. Algunos proveedores son Zoom Webinar, ON24, GoToWebinar, webinar.net y BlueJeans.


Streaming en vivo

Las retransmisiones son la mejor opción para tus eventos y sesiones más grandes. Son una forma de llegar una audiencia ilimitada. Permiten al orador ofrecer contenidos a su público. Pero no siempre incluyen chat y encuestas. Nunca permiten al público utilizar el vídeo o los micrófonos. Cuando se trata de eventos virtuales siempre puedes añadir chat, encuestas y otros servicios de participación junto a tu vídeo de transmisión en tu event hub. Algunas de las herramientas son YouTube Live, Vimeo Livestream y Facebook Live. Es importante si vas a utilizar un servicio de transmisión utilizar una plataforma de eventos que te permita incrustar el video. Nunca llamarás a estas sesiones "retransmisiones" a tus asistentes. Son conferencias magistrales, sesiones de todo el evento, etc.


Vídeo a la carta (VOD)

Es cualquier video en el que el presentador no está en directo (por ejemplo todos los vídeos de YouTube). Se utiliza en muchas ocasiones como contenido de apoyo para las eventos virtuales. Este formato es ideal para sesiones históricas (si un participante se ha perdido una sesión, podrá acceder a su grabación desde la plataforma del evento. También se puede utilizar para seguir "ejecutando tu evento fuera de las horas programadas. Los inscritos pueden incluso venir después del día del evento y ver el contenido en su tiempo, ampliando la longevidad del evento.


Falso directo

Es lo que se llama reproducir contenido grabado a una audiencia en vivo como si el propio contenido estuviera ocurriendo en vivo también.


Engagement

La participación es otro elemento importante que diferencia un evento virtual de un seminario web. Permitir que tu audiencia interactúe contigo, con los ponentes, con los patrocinadores y con el contenido añade un montón de valor para todos y asegura que los asistentes se queden durante todo el evento.


1:1

Una reunión entre dos personas, normalmente fuera de una conferencia u otra sesión oficial. Vale la pena contar con una plataforma de eventos que permita a los asistentes buscar a los miembros del público inscrito, a los vendedores de la empresa, etc y reservar reuniones individuales con ellos directamente. Mantener las reuniones dentro de la plataforma de eventos ayuda a evitar la deserción de la audiencia.


Encuesta

Consisten en hacer preguntas al público y que éste responda, normalmente de forma anónima. El sondeo ayuda al orador a conocer a su público. Ayuda al público a guiar a los oradores para que hablen de la información que es importante para ellos. Nos ayuda a recoger datos que puedan ser útiles en las ventas y el marketing.


Q&A (preguntas y respuestas)

Las herramientas específicas de Q&A pueden ayudarte a organizar y gestionar tus preguntas cuando tienes muchas. Puedes marcar lo que ha sido respondido, reconocer una pregunta que ha sido vista, designar preguntas para respuestas escritas y archivarlas una vez respondidas.


Chat

Es un lugar en el que tu público puede conversar. Pueden añadir sus opiniones sobre algo que acaba de decir un orador, introducir una idea y hablar entre ellos sobre lo que está ocurriendo en directo. Es una forma de crear comunidad dentro de tu evento.


Stands Virtuales

Los stands tienen un aspecto diferente en los eventos virtuales a diferencia con los stands físicos. Un stand suele ser una página de patrocinadores en la plataforma de evento. Los asistentes pueden hacer clic en ellos y empezar a interactuar con el contenido del patrocinador (videos, imágenes, etc). También pueden celebrar chat, reuniones 1:1, rellenar formularios de contacto, etc.


Los eventos virtuales han llegado para quedarse y no hay que pensar que son difíciles de organizar, sólo hay que contar con un buen experto en el tema que te ofrezca un buen producto. Si todavía te sientes un poco perdido y quieres tener más información sobre el tema, no dudes en consultar con nosotros.





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